10 rad, které vám pomohou zorganizovat si práci, aby vám na ni stačila pracovní doba

Taky se vám někdy zdá, že je pro vás pracovní doba až moc krátká? Práce vám neustále přibývá ze všech stran a vy nevíte, co udělat dřív? Nebojte, v dnešním článku vám přinášíme tipy, jak si správně zorganizovat pracovní den, tak aby vám zbyla i časová rezerva.

 

Nejčastější důvody, proč svou práci nestíháte:

 

-    Máte problémy se soustředit (Každé zapípání mobilu a notifikací z Instagramu, Facebooku, Twitteru, Tinderu i jiné aplikace vás ruší v pracovní době. Telefon dejte do tichého režimu a nenechte se odtrhovat od práce. To samé platí pro čtení osobních e-mailů či novinek a drbů na webu. Nechte si to na doma.)

-    Máte příliš mnoho úkolů (Platí v případě, že máte více nadřízených, kteří na vás delegují své úkoly, jež musíte stihnout zároveň se svými v pracovní době. Řešením je zjistit, kolik vám zaberou času a domluvit se s nadřízenými na vyhovujících termínech nebo množství.)

-    Děláte práci za dva (Ať už za nemocného kolegu nebo kolegyni, co odešla na mateřskou. Je potřeba to ihned řešit s nadřízeným a stanovit si nějaká pravidla. Stejně jak v předešlém případě si zjistěte, kolik času vám to zabere a které úkoly jsou prioritní.)

-    Nedelegujete práci (Proč byste měli veškerou práci dělat sami? Delegujte nějaké úkoly na své kolegy. Máte-li strach, že tomu nebudou rozumět nebo úkol nezvládnou, vytvořte jednoduchý manuál a máte vystaráno.)

 

Jak efektivně zvládnout (všechny) úkoly v pracovní době

 

1. Stanovte si priority

V případě, že máte příliš mnoho úkolů a nevíte, kterým začít, je základem si správně rozvrhnout čas a stanovit si priority. Rozdělte si úkoly na ty, které je potřeba udělat hned a na ty, které ještě mají čas.

 

2. Plánujte

Kalendáře, diáře, zápisníky či myšlenkové mapy – vše můžete použít pro naplánování práce na několik dní a měsíců dopředu.

 

3. Delegujte úkoly na své kolegy

Nemusíte veškeré pracovní úkoly zpracovat sami, rozdělte si je s kolegy.

 

4. Hlavně žádná panika

Pokud práce neprobíhá podle vašeho plánu a nedaří se, jak si představujete, nesmíte propadnou panice. Nemusíte vše stihnout a být perfektní. Každý člověk má párkrát do roka i svůj špatný den a není ve formě. Chce to hlavně klid.

 

5. Naučte se říkat ne, nevím nebo tomu nerozumím

Nejste dokonalí, nevíte všechno a nebojte se to přiznat, když vám na stole přistane nějaký nový těžký úkol, kterému nerozumíte. Můžete také udělat chybu, ale musíte si uvědomit, že za ni zodpovídáte. Ani přibírat si práci od kolegů, když nestíháte, vám na organizaci práce nepřidá. Nebojte se říct ne. (Např. Moc rád bych pomohl, ale nejdříve dokončím své úkoly a pak se na to podívám.)

 

6. Buďte v klidu, pracujte v klidu

Plňte své úkoly vlastním tempem a zbytečně nespěchejte. Jen tak předejdete nežádoucím chybám. Nezvedejte telefon ihned po zazvonění a na e-maily nezodpovídejte obratem. Nenechte se rušit od svých prioritních úkolů.

 

7. Najděte si něco, co vás uklidní v případě stresu

Jakmile přijde stresová situace, je třeba se uklidnit. Zhluboka dýchejte, projděte se po chodbě nebo schodech, zajděte si pro kávu do automatu nebo si třeba dejte čokoládovou tyčinku.

 

8. Nepropadněte negativním myšlenkám

Neberte si každou věc osobně. To, že na vás šéf nebo kolega křičí, neznamená, že jsi něco udělal/a špatně, třeba má jen špatný den.

 

9. Načerpejte novou energii

V každé volné chvíli odpočívejte, relaxujte nebo dělejte věci, co máte rádi a přináší vám potěšení.

 

10. Neplýtvejte časem

A nezapomeňte – plýtvání času je zrádné a nevyplácí se. Bude vám chybět, až ho budete potřebovat. Tak ho efektivně využívejte, zbyde vám pak čas i na věci, které rádi děláte.